Kasa fiskalna a KSeF: faktury z kasy i paragony z NIP

Do 31 grudnia 2026 faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury można wystawiać poza KSeF (art. 145n ust. 1 ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 ten przepis przestaje obowiązywać i, według ministerstwa, fakturę do sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie trzeba wtedy wystawić w KSeF, jeśli nabywcą jest podatnik.

Co dokładnie przewiduje art. 145n

W okresie od 1 lutego 2026 do 31 grudnia 2026 podatnicy mogą wystawiać poza KSeF, w postaci elektronicznej lub papierowej:

1. faktury „przy zastosowaniu kas rejestrujących”; przepis nie wyznacza dla nich limitu kwoty,
2. paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Do faktur i paragonów z obu punktów nie stosuje się art. 106h ust. 1, czyli obowiązku zachowania numeru paragonu albo samego paragonu (art. 145n ust. 3). Sprzedaży udokumentowanej fakturami z kasy (pkt 1) nie wlicza się do wartości sprzedaży, od której zależy zwrot VAT w terminie 15 dni (art. 145n ust. 2 i art. 87 ust. 6e). Art. 106e ust. 5 pkt 3 dotyczy faktury, w której kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro: może ona nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy, jego adresu oraz niektórych innych danych, jeśli zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek. Przepisu nie stosuje się między innymi do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów ani do sprzedaży, przy której na fakturze nie podaje się numeru identyfikacyjnego nabywcy (art. 106e ust. 6).

Ministerstwo opisuje tę możliwość jako paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł brutto, uznany za fakturę uproszczoną. Art. 145n ust. 1 pkt 2 mówi o paragonach „uznanych za faktury”, ale przepisu, który sam takie uznanie ustanawia, w ustawie o VAT nie znaleźliśmy; w razie wątpliwości sprawdź podstawę u źródła lub u doradcy.

Po 31 grudnia 2026 r.

Art. 145n przestaje obowiązywać, więc od 1 stycznia 2027 faktury dla przedsiębiorców wystawiane z kasy oraz paragony z NIP tracą ten wyjątek. Ministerstwo pisze: „Po tym okresie wszystkie faktury będą wystawiane przy użyciu KSeF”. Jak wystawić fakturę: Jak wystawić fakturę w KSeF.

Od tego dnia grozi też kara za wystawienie faktury wbrew obowiązkowi: do 100% kwoty VAT z faktury, a dla faktury bez VAT do 18,7% jej łącznej kwoty (art. 106ni). Rządowy projekt ustawy (druk sejmowy nr 3245) przewiduje odroczenie nakładania tych kar do końca 2027 r., tak aby przepisy o karach miały zastosowanie dopiero od 1 stycznia 2028 r. Według stanu na 3 listopada 2026 r. projekt jest po pierwszym czytaniu, został skierowany do Komisji Finansów Publicznych i nie został uchwalony, więc obowiązuje termin z obecnej ustawy.

Sprzedaż osobom fizycznym

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie podlegają obowiązkowi KSeF, ale można je tam wystawić (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4; potwierdza to ministerstwo w pytaniach i odpowiedziach). Według ministerstwa sprzedaż konsumentom zarejestrowana tylko na kasie, bez faktury, nie trafia do KSeF.

Jeśli sprzedaż została zapisana w kasie

Poza zwolnieniem z art. 145n, przy fakturze do sprzedaży zarejestrowanej w kasie zachowuje się numer dokumentu i unikatowy numer kasy albo sam paragon (art. 106h ust. 1).

Limit miesięczny dla małych firm i jego wygaśnięcie: strona główna serwisu.