Awaria KSeF: co robić, gdy system nie działa

Ustawa przewiduje trzy sytuacje, w których fakturę wystawia się poza KSeF i wysyła później, plus czwartą, gdy nie wysyła się jej wcale. Termin zależy od tego, co się stało: faktura w trybie offline24 trafia do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, po niedostępności najpóźniej w dniu roboczym po jej zakończeniu, po ogłoszonej awarii w ciągu 7 dni roboczych od jej końca.

Aktualne ogłoszenia o utrudnieniach są na stronie ministerstwa: ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne. Adresu strony BIP, na której ministerstwo publikuje ogłoszenia o awarii na podstawie art. 106ne, nie potwierdziliśmy; szukaj go w komunikatach ministerstwa.

Tryb offline24

Podatnik może wystawić fakturę elektroniczną według wzoru poza KSeF; przepis nie wymaga, by system był w tym czasie niedostępny. Musi ją przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 1 i 2). Według ministerstwa nie trzeba dowodzić braku internetu.

Potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF, a faktura przekazana poza KSeF ma dwa kody (art. 106nda ust. 6 i 7): kod QR z napisem „OFFLINE” pod kodem weryfikującym oraz kod QR z napisem „CERTYFIKAT”, podpisany certyfikatem KSeF (rozporządzenie § 9 ust. 3, 10 i 13). Certyfikaty: Dostęp do KSeF: logowanie, uprawnienia, certyfikat i token.

Niedostępność KSeF

Gdy ministerstwo poda w BIP okres niedostępności KSeF (według ministerstwa chodzi zwłaszcza o planowane prace serwisowe), fakturę wystawia się w postaci elektronicznej według wzoru i wysyła najpóźniej w dniu roboczym następującym po zakończeniu niedostępności (art. 106ne ust. 4, art. 106nh ust. 1 i 2).

Awaria

Gdy awaria zostanie ogłoszona w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym, faktury wystawia się elektronicznie według wzoru i przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób. Do KSeF wysyła się je w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii; jeśli zdarzy się kolejna, termin biegnie na nowo (art. 106ne ust. 1, art. 106nf ust. 1–5).

Awaria totalna

Gdy nie działa nawet BIP, ogłoszenie następuje w mediach. Faktury można wystawiać na papierze lub elektronicznie, a przepisy o późniejszym wysyłaniu (art. 106nf ust. 4–6) nie obowiązują. Faktura offline24, której jeszcze nie wysłano, nie jest wysyłana (art. 106ne ust. 3, art. 106ng, art. 106nf ust. 7, art. 106nha pkt 2).

Daty i korekty

W trybach awaryjnych datą wystawienia jest data wpisana na fakturze przez podatnika, a datą otrzymania data numeru KSeF albo faktyczne otrzymanie, gdy faktura była przekazana poza KSeF (art. 106nda ust. 10 i 11). Fakturę z czasu awarii nabywca otrzymuje w dniu faktycznego otrzymania, ale nie później niż w dniu nadania numeru KSeF, chyba że jest nabywcą z art. 106gb ust. 4, z którym uzgodniono inny sposób przekazania (art. 106nf ust. 9 i 10). Fakturę zniszczoną lub zagubioną przed wysłaniem do KSeF wystawia się ponownie; może ona zawierać wyraz „DUPLIKAT” (art. 106nda ust. 14, art. 106nf ust. 13). Korektę takiej faktury wystawia się dopiero po nadaniu jej numeru KSeF: Korekta faktury w KSeF.

Kary i przelewy

Za nieterminowe wysłanie faktury kara pieniężna może być nakładana od 1 stycznia 2027 (art. 106ni ust. 1 pkt 3). Rządowy projekt ustawy (druk sejmowy nr 3245) przewiduje odroczenie nakładania tych kar do końca 2027 r., tak aby przepisy o karach miały zastosowanie dopiero od 1 stycznia 2028 r. Według stanu na 3 listopada 2026 r. projekt jest po pierwszym czytaniu, został skierowany do Komisji Finansów Publicznych i nie został uchwalony, więc obowiązuje termin z obecnej ustawy. Za fakturę niewysłaną z powodu ogłoszonej awarii nie trzeba podawać numeru KSeF w przelewie (art. 108g ust. 4).

Ministerstwo wskazuje też, że aplikacja mobilna pozwala wystawiać faktury offline, bez internetu albo w czasie niedostępności systemu.