Jak wystawić fakturę w KSeF

Fakturę ustrukturyzowaną wystawiasz, wysyłając ją do KSeF przez program, który łączy się z systemem; do wyboru jest bezpłatna Aplikacja Podatnika Ministerstwa Finansów pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Faktura jest wystawiona w dniu, w którym trafiła do KSeF, a system nadaje jej numer.

Nie opisujemy tu kolejnych ekranów aplikacji: ministerstwo publikuje do niej instrukcję i filmy (na przykład „Wystawianie faktury VAT”), a ich treści nie sprawdziliśmy. Poniżej są zasady wynikające z przepisów i ze strony ministerstwa.

Co mówi ustawa

• Fakturę ustrukturyzowaną wystawia się za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem dokumentu elektronicznego; wzór ogłasza minister finansów (art. 106gb ust. 1 i 2).
• Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF, a otrzymana w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 1 i 3).
• Faktura przesłana do KSeF po dacie wystawienia, która w niej widnieje, jest traktowana jak faktura z trybu offline24 (art. 106nda ust. 16). Ministerstwo radzi więc wysłać ją w dniu wystawienia.
• Termin wystawienia co do zasady: najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po dostawie lub wykonaniu usługi (art. 106i ust. 1).

Aplikacja Podatnika

Według ministerstwa to bezpłatna aplikacja internetowa do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur oraz korekt w formacie FA(3), do pobierania ich jako XML lub PDF, a także do nadawania uprawnień i obsługi certyfikatów. Do nauki są wersje testowa i przedprodukcyjna (Demo), bez skutków prawnych; w wersji produkcyjnej każda wysłana faktura jest dokumentem w obrocie prawnym.

Jak się zalogować i kto ma dostęp: Dostęp do KSeF: logowanie, uprawnienia, certyfikat i token.

Odrzucenie pliku

Przed nadaniem numeru KSeF sprawdza zgodność pliku z wzorem i uprawnienia wysyłającego. Według ministerstwa odrzucona faktura jest fakturą niewystawioną: nie koryguje się jej ani nie anuluje, tylko wysyła poprawny plik. System nie sprawdza danych nabywcy, a numer NIP sprzedawcy jest obowiązkowy.

Korekta faktury, która już ma numer KSeF: Korekta faktury w KSeF.

Faktura przekazywana poza KSeF

Faktura przekazana nabywcy poza KSeF (na przykład osobie fizycznej nieprowadzącej działalności albo kontrahentowi zagranicznemu) ma kod umożliwiający dostęp do niej i jej weryfikację. Jest to link albo kod QR, a bezpośrednio pod nim numer KSeF (art. 106gb ust. 4 i 5; rozporządzenie § 9 ust. 1, 8 i 9). Osobie fizycznej nieprowadzącej działalności fakturę przekazuje się w uzgodniony sposób; jeśli odbiera ją przez KSeF, sprzedawca przekazuje jej kod i dane identyfikacyjne (art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 6).

Faktury dotyczące czynności o złożonej liczbie danych o jednostkach miary, ilości lub cenach jednostkowych można wystawiać z załącznikiem: po zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym i po otrzymaniu potwierdzenia od Szefa KAS; faktura ma najwyżej jeden załącznik, w pliku XML (art. 106gba; rozporządzenie § 10–12).

Kogo dotyczy obowiązek

Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF i kogo to nie obejmuje, wyjaśnia strona główna serwisu. Faktura od kasy fiskalnej: Kasa fiskalna a KSeF: faktury z kasy i paragony z NIP. Gdy KSeF nie działa: Awaria KSeF: co robić, gdy system nie działa.

Od 1 stycznia 2027 za wystawienie faktury wbrew obowiązkowi grozi kara pieniężna do 100% kwoty VAT z faktury, a dla faktury bez VAT do 18,7% jej łącznej kwoty (art. 106ni). Rządowy projekt ustawy (druk sejmowy nr 3245) przewiduje odroczenie nakładania tych kar do końca 2027 r., tak aby przepisy o karach miały zastosowanie dopiero od 1 stycznia 2028 r. Według stanu na 3 listopada 2026 r. projekt jest po pierwszym czytaniu, został skierowany do Komisji Finansów Publicznych i nie został uchwalony, więc obowiązuje termin z obecnej ustawy.