Przejdź do treści

vatprosto.pl · niezależny serwis, nie urząd

KSeF w Twojej firmie

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich, za 57 dni. W Twojej firmie zmieni się wtedy 5 miejsc, oznaczonych . Wybierz miejsce, o które pytasz.

  • już w KSeF
  • zmienia się 1 stycznia 2027 r.
  • bez KSeF lub bez zmian

zmienia się 1 stycznia 2027 r.: Komputer: faktura dla firmy

Przykład, zmień kwotę:

Możesz jeszcze poza KSeF. 7 300 zł to nie więcej niż 10 000 zł: w listopadzie 2026 r. tę fakturę wolno wystawić poza KSeF. Do limitu zostało 2 700 zł. Fakturę, przez którą suma przekroczy limit, i wszystkie następne objęte obowiązkiem wystawisz już w KSeF.

Według ministerstwa nie liczy się faktur dla osób prywatnych ani faktur z kasy rejestrującej.

Faktura dla firmy

Od 1 stycznia 2027 r. Zawsze w KSeF, bez względu na kwotę.

Przewodnik: Jak wystawić fakturę w KSeF

zmienia się 1 stycznia 2027 r.: Kasa fiskalna i paragon z NIP

Faktura z kasy rejestrującej

Dziś Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej mogą do 31 grudnia 2026 r. być poza KSeF, bez limitu kwoty. Nie wchodzą do limitu 10 000 zł.

Od 1 stycznia 2027 r. Wyjątek wygasa: faktury dla firm wystawione przy użyciu kasy też trafiają do KSeF.

Paragon z NIP do 450 zł

Dziś Paragon z NIP nabywcy do 450 zł, uznany za fakturę uproszczoną, może do 31 grudnia 2026 r. zostać poza KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. Paragon z NIP nie korzysta już z wyjątku; według ministerstwa fakturę do sprzedaży z kasy dla podatnika wystawia się wtedy w KSeF.

Przewodnik: Kasa fiskalna a KSeF

bez KSeF lub bez zmian: Klient prywatny

Faktura dla osoby prywatnej

Dziś Faktura dla osoby prywatnej nie musi trafiać do KSeF, ale możesz ją tam wystawić. Sam paragon, bez faktury, do KSeF nie trafia.

Od 1 stycznia 2027 r. bez zmian.

Przewodnik: Kasa fiskalna a KSeF

już w KSeF: Faktury od dostawców

Faktury od dostawców

Dziś Odbierasz je w KSeF od 1 lutego 2026 r., także jeśli sam możesz jeszcze wystawiać poza KSeF. Faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru KSeF. KSeF nie wysyła powiadomień: sprawdzaj go sam.

Od 1 stycznia 2027 r. bez zmian.

Korekta faktury

Dziś Fakturę z KSeF korygujesz fakturą korygującą w KSeF, z numerem KSeF faktury korygowanej. Noty korygującej już nie ma.

Od 1 stycznia 2027 r. bez zmian.

Przewodnik: Jak odebrać fakturę z KSeF, Korekta faktury w KSeF

zmienia się 1 stycznia 2027 r.: Router: brak internetu, awaria

Faktura offline24

Dziś Fakturę możesz wystawić poza systemem i wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Potrzebujesz certyfikatu KSeF; faktura przekazana poza KSeF ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.

Od 1 stycznia 2027 r. Fakturę możesz wystawić poza systemem i wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Potrzebujesz certyfikatu KSeF; faktura przekazana poza KSeF ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Spóźniona wysyłka grozi karą.

Awaria KSeF

Dziś Awaria ogłoszona przez ministerstwo: wystawiasz faktury elektroniczne według wzoru i wysyłasz je do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od końca awarii. Awaria całkowita, ogłoszona w mediach: faktury papierowe lub elektroniczne, bez późniejszej wysyłki.

Od 1 stycznia 2027 r. Awaria ogłoszona przez ministerstwo: wystawiasz faktury elektroniczne według wzoru i wysyłasz je do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od końca awarii. Awaria całkowita, ogłoszona w mediach: faktury papierowe lub elektroniczne, bez późniejszej wysyłki. Spóźniona wysyłka grozi karą.

Przewodnik: Awaria KSeF

zmienia się 1 stycznia 2027 r.: Telefon: logowanie, tokeny

Logowanie tokenem

Dziś Według rozporządzenia logowanie tokenem działa do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo zapowiada, że tokeny zostaną bezterminowo, ale rozporządzenia jeszcze nie zmieniono. Tokeny z KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0, a tokenem nie utworzysz certyfikatu KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. Według rozporządzenia tokeny działały do 31 grudnia 2026 r. Ministerstwo zapowiada ich pozostawienie bez terminu. Pozostałe sposoby logowania: login.gov.pl, podpis lub pieczęć kwalifikowana albo certyfikat KSeF.

Logowanie do KSeF

Dziś Do KSeF wchodzisz przez login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel, bank, e-dowód), podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną albo certyfikatem KSeF. Jednoosobowa firma ma uprawnienia od razu, z NIP.

Od 1 stycznia 2027 r. bez zmian.

Przewodnik: Dostęp do KSeF

zmienia się 1 stycznia 2027 r.: Terminal: przelew, biała lista

Numer KSeF w przelewie

Dziś KSeF nadaje go każdej fakturze; na wydruku stoi pod kodem QR. Od 1 stycznia 2027 r. podasz go w przelewie, płacąc fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT.

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF nadaje go każdej fakturze; na wydruku stoi pod kodem QR. Płacąc przelewem fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, podajesz w przelewie jej numer KSeF.

Biała lista i przelew

Dziś Płacisz czynnemu podatnikowi VAT za transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy? Odpowiadasz solidarnie za jego zaległy VAT w części przypadającej na tę transakcję, chyba że w ciągu 7 dni złożysz ZAW-NR albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Dziś taki wydatek nie jest też kosztem w PIT i CIT.

Od 1 stycznia 2027 r. Płacisz czynnemu podatnikowi VAT za transakcję powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy? Odpowiadasz solidarnie za jego zaległy VAT w części przypadającej na tę transakcję, chyba że w ciągu 7 dni złożysz ZAW-NR albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. przelew na rachunek spoza listy nie odbiera już prawa do kosztu w PIT i CIT; zostaje to tylko przy płatności bez rachunku płatniczego.

Przewodnik: Biała lista VAT, Mikrorachunek podatkowy

już w KSeF: Segregatory: przechowywanie

Przechowywanie faktur

Dziś KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono.

Od 1 stycznia 2027 r. bez zmian.

Przewodnik: Co to jest KSeF

Wszystkie miejsca

Od kiedy KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Faktury od dostawców odbierasz w KSeF od tego samego dnia, także wtedy, gdy sam możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (art. 106ga ust. 1, art. 106gb ust. 1, art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

Ustawa przewiduje jednak wyjątki, które mają daty końcowe:

Jak działa limit 10 000 zł?

Liczy się wartość sprzedaży z podatkiem, udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu. Limit nie jest przekroczony, gdy suma jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Wyjątek przestaje obowiązywać od faktury, która przekroczyła limit (art. 145m ust. 2): ta faktura i wszystkie następne objęte obowiązkiem trafiają do KSeF. Według ministerstwa niższa sprzedaż w następnym miesiącu nie przywraca wyjątku, a faktura liczy się do miesiąca daty jej wystawienia.

Do limitu nie wlicza się, według ministerstwa, faktur dla osób prywatnych, faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł. Wlicza się tylko faktury, które trzeba wystawić w KSeF. Kwotę swojego miesiąca sprawdzisz w kalkulatorze przy komputerze na planie powyżej.

Od 1 stycznia 2027 r.

Daty końcowe wyjątków przypadają na 31 marca 2026 r. i 31 grudnia 2026 r. Według ministerstwa od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich, także przy sprzedaży poniżej 10 000 zł w miesiącu. Tego dnia zaczynają się też:

Kto nie wystawia faktur w KSeF?

Obowiązek nie dotyczy między innymi podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, faktur za czynności rozliczane w procedurach szczególnych z rozdziałów 7, 7a i 9 działu XII ustawy (procedura nieunijna, przewóz okazjonalny osób, IOSS) oraz faktur dla osób prywatnych (art. 106ga ust. 2–3). Rozporządzenie wyłącza też część sytuacji, na przykład opłaty za przejazd autostradą i bilety jednorazowe.

Zwolnienie podmiotowe z VAT (sprzedaż do 240 000 zł, art. 113) nie jest wyjątkiem od KSeF: faktury dla firm wystawiasz w KSeF tak jak podatnik czynny.

Bezpłatne narzędzia

Według ministerstwa faktury wystawisz i odbierzesz bezpłatnie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (w przeglądarce), w aplikacji mobilnej KSeF albo w e-mikrofirmie w e-Urzędzie Skarbowym. Jak się zalogować: Dostęp do KSeF. Jak wystawić pierwszą fakturę: Jak wystawić fakturę w KSeF.

Pozostałe pytania